1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel


Acceso Desde:

Barra de Botones : hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Configuraciones / Configurar Cajas del Hotel.

Permite: Definir cuantas y cuales cuentas de “Caja” ya sean Cajas Físicas o Cuentas Bancarias existen en la gestión del hotel para su posterior administración. Además permite asignar a cual de ellas se define un movimiento o proceso de ActualHotel! en forma automática. (vease el tópico: 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos de este manual)




Pasos a seguir:

Gestión de lista de cajas
Permite: Crear, Editar, Eliminar caja o Cuenta Bancarias. Cada caja puede estar definida en una moneda en especial a que Cuenta Contable se asociaran sus movimientos, También podrá definir si la caja requiere apertura de turno para validar las operaciones. Y protegerlas por contraseña para seguridad.




Creación de cajas -
1) Seleccionar la hojuela "Cajas del hotel"
2) Presionar el botón Nueva Caja...
3) Editar el Nombre de caja adicional o Cuenta Bancaria / Corriente.
4) Seleccionar la Moneda con que trabajará en esta caja - Explicación animada
5) seleccionar la Cuenta Contable asociada por omisión a esta caja
6) seleccionar si Esta caja requiere apertura de turno de trabajo - Explicación animada
7) Indicar contraseña y confirmarla. (opcional según criterio de uso y niveles de usuarios.)
Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.




Edición de cajas
1) Seleccionar la caja a editar de la lista
2) Modifique lo que corresponda siguiendo los pasos descritos en Creación de cajas desde el paso 2) en adelante


Eliminar cajas de la lista

Atención: Tenga en cuenta que no es recomendable borrar ninguna caja si ya tiene generados movimientos en ella.

1) Seleccionar la caja de la lista de cajas
2) Presione el botón Eliminar
3) Confirmar el cuadro de dialogo

Una ves confirmados todos los datos de las cajas presione el botón Finalizar para que se registren en el sistema


Automatización de procesos con respecto a cajas
Permite: Definir a que caja se imputarán las operaciones que el sistema realiza sin petición del usuario , como ingresos por alojamiento, compras, ventas de bar, restaurante, manejo de sueldos, etc. Asignar los diferentes procesos, de uso frecuente,a las cajas de que correspondan a su forma de gestión para de este modo automatizarlos al definir la asociación de las cajas con su asignación tal o cual proceso del sistema.

Ejemplo: Ud. posee una caja en "Administración" destinada a los pagos de sueldos, adelantos al personal y demás, deberá asignar a la frase “Adelantos / Sueldos Empleados” la caja que Ud. definió como caja de "Administración". De esta manera, cada vez que impute un pago de sueldo o adelanto, además de asignarse a la cuenta que definió en el paso anterior, este movimiento tendrá la contrapartida en la caja en cuestión.

1) Seleccionar la hojuela "Automatización de procesos"
2) Observe en el área de la derecha los Procesos predeterminados en el sistema, y el tipo de movimiento contable que posea de: Entrada de valores , o de Salida de valores .
3) Seleccionar para cada proceso la Caja mas adecuada a sus necesidades de gestión.




Asignación de cajas a utilizar por PC
Permite: seleccionar que cajas se verán en cada PC que ejecute ActualHotel! evitando problemas de gestión al ser generados, editados y/o eliminados movimientos en determinadas cajas desde áreas de trabajo que no les aplique utilizarlas. A su ves permite un uso mas ágil del sistema desde terminales a las que no les aplicaría realizar movimientos en cajas por encima o debajo en su nivel de trabajo reduciendo el margen de error al generar movimientos.

Ejemplo: Ud. posee una caja de uso en administración denominada "Banco Nacional" destinada a los pagos de proveedores, adelantos al personal etc. y no desea que sea vista y/o gestionada desde la PC que lleva las tareas de recepción. En tal caso; en la PC que lleva las tareas de administración se deberá seleccionar "Banco Nacional". Mientras que en la PC que lleva las tareas de recepción. "Banco Nacional" no será seleccionada, pero se tendrá que seleccionar al menos una caja de uso para esa área como por Ej.. "Caja Recepción.".

Atención: La lista de cajas a ver tiene que tener alguna seleccionada como disponible, sino el sistema asume por omisión que se puedan ver todas.

1) Seleccionar la hojuela "Automatización de procesos"
2) Seleccionar en cada PC que ejecute ActualHotel! las Cajas a las que desea este permitido acceder